Právní stanoviska MT Legal s.r.o.,
Advokátní kancelář
V oblasti veřejného investování, ve spojení a v souvislosti s pandemií
COVID-19
13 Změny zadávacích podmínek a prohlídka místa plnění v souvislosti s pandemií COVID-19 a přijatými bezpečnostními opatřeními
V současné době zažíváme v souvislosti s nejrůznějšími legislativními opatřeními proti šíření nového koronaviru COVID-19 zcela novou situaci, která byla do značné míry nepředvídatelná a více či méně ovlivňuje všechny oblasti hospodářské činnosti. Jak zadavatelé, tak dodavatelé jsou nuceni se těmto novým podmínkám přizpůsobit. V případě probíhajících zadávacích řízení tak může nastat potřeba provést úpravy či revize zadávacích podmínek a dalšího postupu v zadávacím řízení, přičemž v souvislosti s aktuální situací se nejčastěji může jednat o následující případy:
Implementace odpovídající smluvní úpravy (zejména regulace vyšší moci, odpovědnosti a smluvních pokut), která zohledňuje či umožní toto nové riziko adekvátně řídit
- Možnost doplnění a/nebo změny zadávacích podmínek týkající se úpravy vyšší moci a následku jejího působení je na straně zadavatele za dané situace zcela legitimní. Zadavatel je oprávněn takové úpravy zadávacích podmínek provést kdykoliv během lhůty pro podání nabídek (případně žádostí o účast v zadávacím řízení). Upozorňujeme, že při posuzování přípustnosti konkrétní změny či doplnění zadávací dokumentace je třeba vždy vzít v potaz jednak povahu takové změny a jednak aktuální fázi příslušného zadávacího řízení a jeho druh.
- S ohledem na dosavadní přístup ÚOHS v rozhodovací praxe při posuzování různých situací, při kterých zadavatel upravoval zadávací podmínky, lze zadavatelům doporučit jistou obezřetnost, a to jednak ve smyslu jednoznačné definice okolností a překážek znamenajících vyšší moc a stanovení (úpravě) následků (práv a povinností) s vyšší mocí souvisejících (prodlení, smluvní pokuty, odpovědnost za škodu, apod.), dále ve smyslu bezpečnějšího postupu představujícího prodloužení lhůty pro podávání nabídek, předběžných nabídek či žádostí o účast o celou původní délku (k prodloužení lhůty pro podání nabídek z jiných důvodů viz závěry níže).
Prodloužení lhůty pro podání žádostí o účast, předběžných nabídek a konečných nabídek, konání prohlídky místa plnění
- Aktuálně přijatá bezpečnostní opatření státu bez dalšího (automaticky) nezakládají povinnost zadavatele prodlužovat lhůtu pro provedení příslušného úkonu (typicky lhůtu pro podání nabídek).
- Přesto je na místě, aby zadavatelé zohlednili skutečnost, že aktuální stav přináší nejrůznější omezení s více či méně závažným dopadem na jednotlivé dodavatele a zadávací řízení samotné. Posouzení rozsahu, v jakém může být aktuální situace pro dodavatele limitující, pokud jde o jejich schopnost podat žádost o účast či nabídku, si zadavatelé mohou provést z vlastního podnětu, případně mohou reagovat na řádně zdůvodněnou žádost dodavatele o prodloužení lhůty pro podání nabídek či žádosti o účast.
- Zadavatelé by měli rovněž zvážit, zda je možné za aktuální situace konat prohlídku místa plnění, resp. do jaké míry je sám zadavatel či dodavatelé omezeni v možnosti se prohlídky místa plnění zúčastnit a v návaznosti na uvedené případně přistoupit ke změně data jejího konání (s adekvátním posunem lhůty pro podání nabídek v důsledku posunutí termínu uskutečnění prohlídky místa plnění tak, aby se prohlídka konala nejpozději 5 pracovních dnů před skončením lhůty pro podání nabídek v případě podlimitních veřejných zakázek, resp. 10 pracovních dnů před skončením lhůty pro podání nabídek v případě nadlimitních veřejných zakázek).
- Obecně platí, že prohlídku místa plnění je možné uskutečnit, pokud ji přijatá bezpečnostní opatření objektivně neznemožňují (např. místo prohlídky je nepřístupné z důvodu karanténních opatření). Nicméně zadavatel by měl její průběh a podmínky upravit tak, aby bylo zajištěno dodržení všech předepsaných opatření. Lze-li očekávat účast většího počtu dodavatelů, bude vhodné předejít koncentraci osob a provádět např. prohlídku pro každého dodavatele zvlášť. Byť ZZVZ uvedené výslovně neupravuje, lze si představit rovněž distanční prohlídku uskutečněnou prostřednictvím prostředků elektronické komunikace.
Upuštění od požadavku na jistotu
- Ačkoli institut jistoty poskytuje zadavateli určitou garanci, že vybraný dodavatel splní své povinnosti a uzavře se zadavatelem smlouvu, představuje současně pro dodavatele určité omezení (zejména finanční a administrativní) jejich účasti v zadávacím řízení. Jsou proto legitimní úvahy zadavatele, pokud v reakci na pandemickou situaci uvažuje o možnosti nepožadovat jistotu dle § 41 ZZVZ, a to zejména ve snaze o širší hospodářskou soutěž, resp. zmírnění překážek v účasti na straně dodavatelů.
- Zadavatel je oprávněn odstranit ze zadávací dokumentace požadavek na poskytnutí jistoty ve lhůtě pro podání nabídek, a to za předpokladu prodloužení lhůty pro podání nabídek na celou její původní délku; taková změna potenciálně rozšiřuje okruh dodavatelů (budoucích účastníků zadávacího řízení). Současně s touto změnou může zadavatel provést další úpravy zadávacích podmínek reagující na pandemii virové choroby COVID-19 (např. smluvní úpravy vyšší moci, prodlení, smluvních pokut, odpovědnosti za škodu způsobenou vyšší mocí, apod.), pokud lze předpokládat, že v průběhu plnění budou nadále existovat omezení na straně dodavatele či zadavatele samotného.
- Případné vzdání se práva na možné budoucí plnění z jistoty po uplynutí lhůty pro podání nabídek (tj. situace, kdy zadavatel by vůči účastníkům prohlásil, že v případě vzniku práva na plnění z jistoty toto právo neuplatní), byť není občanským zákoníkem ani ZZVZ výslovně zakázáno, je nutné posuzovat obezřetně a jako princip ho nelze zadavatelům doporučit. Dle okolností konkrétního případu by bylo zřejmě možné připustit, že zadavatel svého práva na jistotu ad hoc nevyužije, přestože mu v důsledku vyloučení vybraného dodavatele vznikne na jistotu tímto dodavatelem poskytnutou nárok (§ 41 odst. 8 ZZVZ je totiž konstruován jako oprávnění zadavatele).
Pro další dotazy nás neváhejte kontaktovat.
Zásady zpracování osobních údajů